Theo đó, Hệ thống quản lý văn bản và điều hành là phần mềm tin học hóa các quy trình hoạt động tác nghiệp, các hình thức gửi, nhận, lưu trữ, tìm kiếm văn bản, xử lý thông tin, giải quyết công việc trong các cơ quan, đơn vị.
Hệ thống quản lý văn bản và điều hành tỉnh là công cụ phục vụ cho việc quản lý, chỉ đạo và điều hành của Lãnh đạo Ủy ban nhân dân tỉnh và Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị, là thành phần trong hệ thống Chính quyền điện tử/Chính quyền số của tỉnh và được triển khai thống nhất trong toàn tỉnh.
Việc luân chuyển, xử lý văn bản điện tử trên phần mềm quản lý văn bản và điều hành trong nội bộ cơ quan, đơn vị do Thủ trưởng cơ quan, đơn vị quyết định bằng quy chế cụ thể hoặc quy trình nội bộ, bảo đảm tuân thủ theo quy trình khép kín từ khâu tiếp nhận đến khâu xử lý và kết thúc; xác định rõ trách nhiệm của từng tập thể, cá nhân về chất lượng, tiến độ và khối lượng công việc.
Tất cả các văn bản đi và văn bản đến còn hiệu lực hoặc trong thời gian hiện hành theo quy định của pháp luật phải được duy trì trên hệ thống phần mềm để tra cứu và được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu trên máy chủ do Sở Thông tin và Truyền thông quản lý.
Khi Hệ thống quản lý văn bản và điều hành xảy ra sự cố kỹ thuật dẫn đến tình trạng tạm ngừng hoạt động hoặc không bảo đảm tính an toàn của văn bản điện tử thì người được phân công phụ trách quản lý phần mềm tại cơ quan, đơn vị có trách nhiệm: Thông báo ngay cho Thủ trưởng và người sử dụng trong cơ quan, đơn vị biết về sự cố, thời gian tạm dừng, thời gian bắt đầu sử dụng lại, các biện pháp tạm thời được áp dụng trong thời gian tạm dừng, các biện pháp cập nhật văn bản vào phần mềm khi bắt đầu sử dụng lại. Tiến hành các biện pháp cần thiết trong khả năng nhằm nhanh chóng khắc phục, giải quyết sự cố, phục hồi phần mềm quản lý văn bản và điều hành. Thông báo ngay cho Sở Thông tin và Truyền thông để được hướng dẫn khắc phục, xử lý và giải quyết khi cần thiết.
Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị chịu trách nhiệm chỉ đạo triển khai, tổ chức thực hiện Quy chế này; thường xuyên kiểm tra, đôn đốc, nhắc nhở cán bộ, công chức trực thuộc thực hiện nghiêm Quy chế. Quản lý và sử dụng chứng thư số, chữ ký số chuyên dùng trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành theo đúng quy định. Gương mẫu trong sử dụng chữ ký số cá nhân để phê duyệt văn bản điện tử và xử lý công việc trên môi trường mạng qua Hệ thống quản lý văn bản và điều hành. Có trách nhiệm khóa tài khoản của cán bộ, công chức khi cán bộ, công chức đó nghỉ việc hoặc chuyển công tác đến cơ quan, đơn vị khác theo quy định. Tùy theo tình hình của từng cơ quan, đơn vị, Thủ trưởng cơ quan, đơn vị là người quyết định và chịu trách nhiệm trước pháp luật việc cho phép cán bộ, công chức nghỉ việc hoặc chuyển công tác được phép tải dữ liệu trên tài khoản Hệ thống quản lý văn bản và điều hành về làm dữ liệu cá nhân. Phân công cán bộ chuyên trách hoặc phụ trách công nghệ thông tin quản lý Phần mềm của đơn vị theo phân quyền sử dụng.
Cán bộ, công chức sử dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành để chỉ đạo, điều hành, xử lý công việc thường xuyên và nghiêm túc. Khi có quyết định nghỉ việc hoặc chuyển công tác đến cơ quan, đơn vị khác, cán bộ, công chức có trách nhiệm bàn giao lại tài khoản đó cho cơ quan, đơn vị trong khoảng thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày có quyết định. Cán bộ, công chức sử dụng Hệ thống quản lý văn bản và điều hành phải bảo vệ mật khẩu tài khoản Hệ thống quản lý văn bản và điều hành và chịu trách nhiệm về hành vi, nội dung văn bản được trao đổi từ tài khoản hệ thống của mình./.